Niedergelassene Medizinerinnen und Mediziner tun gut daran, ihre Umsätze und Kosten zu planen. Nur so können sie während des Jahres den Ertrag ihrer Ordinationen steuern.

Vorsätze für das neue Jahr sind meist die Zeit nicht wert, in denen sie gefasst werden. Spätestens im Februar ist der Menüplan so üppig wie vor Jahreswechsel und geben Zigaretten wieder den gewohnten Halt in Stresssituationen. Aber nicht immer sind Vorhaben so schwer umsetzbar wie Hungerkuren und Nikotinentzug. Eine Planungsrechnung für die Ordination ist kein Wunderwerk. Die Vorausschau über die Einnahmen und Ausgaben liefert am Jahresanfang wichtige Hilfestellung, das neue Jahr erfolgreich zu gestalten.
 

Selbst Heilberufe verlangen nach einer Prise Betriebswirtschaft. So sind Begriffe wie Konkurrenzdruck, Marktposition und Kundennutzen in Ordinationen mittlerweile gebräuchlich geworden. Vor diesem Hintergrund wurde die Budgetierung zum alltäglichen Managementinstrument für niedergelassene Ärztinnen und Ärzte. Die Planung der Einnahmen und Ausgaben des kommenden Jahres ermöglicht dem Ordinationsteam eine erste Standortbestimmung, wie sich Kosten und Erträge unterjährig entwickeln.

Budgets haben den Vorteil, dass sie gestaltet werden können – ganz im Gegensatz zu Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen, die im Nachhinein erstellt werden. Die konventionellen Ex-Post-Werkzeuge bieten keine Möglichkeiten, einem schlechten Geschäftsgang aktiv gegenzusteuern. In der Praxis bedeutet dies: Wenn der Arzt im Juni merkt, dass er bei den Honoraren zehn Prozent unter Budget liegt, tut er gut daran, sich über Kosten oder Privatentnahmen Gedanken zu machen. Diese Art der vorausschauenden Finanzplanung hat auch psychologische Effekte: Ein Budget zwingt den Arzt, sich über das kommende Jahr detaillierte Gedanken zu machen, was meist in neuen Ideen und umfassenden Selbstanalysen mündet. Außerdem definiert der „Unternehmer“ ein Jahresziel, dessen Vorgabe in der Regel anspornend wirkt.

Zusätzlicher Erfolg eines Budgetplans ist die schonungslose Offenlegung der eigenen Einkommenssituation. Der Unterschied zwischen Umsatz und Gewinn und die Auswirkung von Sozialversicherung, Wohlfahrtsfonds und Kammerumlage auf das vermeintlich Verdiente werden klar ersichtlich. Wer also bisher ein Nettomonatseinkommen von 7.000 Euro mal 14 in seiner Ordination für angemessen hielt, erhält vor Augen geführt, dass nach Abzug aller Kosten und vor Abführung von Steuern und Abgaben mindestens 200.000 Euro pro Jahr auf der Kante hängen bleiben sollten. Viele Steuerberater wissen von Klienten zu berichten, die ihr Einkommen maßlos überschätzten.

Die Ertrags-Vorschau für eine Ordination besteht aus einem Leistungsbudget, in dem die geplante Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt ist, sowie einem Finanzplan, in dem geplante Investitionen auf ihre Finanzierbarkeit überprüft werden. Basis für das Leistungsbudget sind die aktuellen Zahlen aus dem vergangenen Geschäftsjahr und die daraus gefolgerten Wünsche. Nützlich sind dabei Angaben, die den durchschnittlichen Umsatz pro Patienten beschreiben. Wenn sich die Zahlen über mehrere Jahre vergleichen lassen, stärkt dies die Aussagekraft der hauseigenen Zahlen. Eine gute Vergleichsbasis liefern auch die Benchmarkzahlen, die jeder erfahrene Steuerberater für seine niedergelassenen Klienten bereit hält: Dabei werden aus vielen Steuererklärungen Durchschnittswerte jeder Fachrichtung ermittelt. So lässt sich feststellen, wie hoch das wirtschaftliche Potenzial einer Ordination angesetzt werden kann.

Aufbauend auf diesem Wissen lassen sich Simulationen durchführen: Waren die Erträge des letzten Jahres zufriedenstellend oder sollen heuer die monatlichen Privatentnahmen aufgefettet werden? Wie viele Patienten müssen behandelt werden, um den Wunschumsatz zu erreichen? Wie hoch soll der Umsatz pro Patient liegen, um die Zielvorgaben zu erreichen? Die Antworten sind in einer Planrechnung zusammengefasst, die für jedes Monat Umsatzvorgaben liefert. Saisonale Schwankungen – Sommermonate bringen urlaubsbedingt geringere Umsätze wie Frühjahr und Herbst – lassen sich dabei berücksichtigen.

Die Zahlenspielereien erlauben Einblicke in die mögliche Gewinnentwicklung. Was passiert, wenn ich meine Patientenzahl und die Besuchshäufigkeit bei gleichbleibenden Kosten steigere? Ein Rechenbeispiel einer Steuerberatungskanzlei zeigt interessante Effekte: Wenn die Zahl der Patienten um zehn Prozent gesteigert werden kann und die durchschnittliche jährliche Besuchshäufigkeit pro Patienten von sechs auf acht gehoben wird, wächst das Betriebsergebnis vor Steuern bei gleichbleibenden Kosten um 100 Prozent. Die Hebelwirkung der Umsatzausweitung ist beträchtlich.

Wichtig bleibt bei diesen Berechnungen die Tatsache, dass die Pläne nicht an Bodenhaftung verlieren. Steuerberater beschwören ihre Klienten, die geplanten Werte für Umsatzsteigerung zwar herausfordernd zu gestalten, sie aber doch nachvollziehbar zu halten. Wer von einem Jahr auf das andere einen 50-prozentigen Patientenzuwachs einplant, misst sich entweder an einer extrem niedrigen Basis oder ist unrealistisch.

Um die Pläne für das kommende Jahr umzusetzen, müssen wichtige Mitarbeiter und Partner in die Budgetierung miteinbezogen sein. Nur wenn die Ordinationshilfe oder der kooperierende Physiotherapeut über die Pläne des Arztes informiert sind, können sie entsprechend helfen, die Ziele zu erreichen. Ordinationen unterscheiden sich nicht großartig von anderen Formen der Dienstleistung. Mediziner, die auf Teamarbeit setzen, erreichen ihre Zielvorgaben leichter als autokratisch geführte Praxen.

Verbindliche Führungsmethoden sind immer lukrativer. Durch ausreichende Kommunikation wird sichergestellt, dass die Budgetvorgaben von sämtlichen am Erfolg der Ordination Beteiligten mitgetragen werden. Denn nutzlose Vorsätze gibt es zu Jahresanfang ohnehin genug.