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WORAUF ES BEI ÄRZTESOFTWARE WIRKLICH ANKOMMT

Die Anschaffung der Software für den Betrieb der eigenen Ordination ist einer der wichtigsten Entscheidungen überhaupt. Finden Sie hier Empfehlungen, worauf es bei der Installation der Praxis-IT ankommt.

Ärztesoftware
Abbildung 1: © Springer Wien

Anatomische Metaphern haben in Medizinerkreisen ihre Berechtigung, meint Dietmar Bayer: „Die Ärztesoftware ist Herz und Hirn einer Ordination. Wenn die IT nicht funktioniert, geht gar nichts mehr.“ Der Facharzt für Psychiatrie und Psychotherapeutische Medizin aus dem steirischen Leibnitz betreibt in seinem Mediziner-Leben bereits die vierte Generation an Ordinationssoftware: Innerhalb von 13 Jahren reicht die Spannbreite von der analogen Patientenkartei aus Pappe („mit meinen Krankenhauserfahrungen dachte ich, für meine erste Wahlpraxis würden die Karten genügen“) bis hin zur allumfassenden Managementsoftware, die den aktuellen Anforderungen einer gut gehenden Fachordination mit Kassenvertrag gerecht wird: Dazwischen lägen „jede Menge Lernprozesse“, gibt der Präsident der österreichischen Gesellschaft für Telemedizin per Videocall zu. Bayer ist ein absoluter IT-Aficionado, der sich ausschweifend über Apple- und Windows-Welten unterhalten kann und sich über missachtete Datenstandards ereifert.

Dr. Dietmar Bayer
Abbildung 2: © Dietmar Bayer

FAST FAHRLÄSSIG UNTERSCHÄTZT

Wolfgang Gruber
Abbildung 3: © pvz-management.at

Damit repräsentiert der steirische Facharzt in seiner Zunft aber die Ausnahme. Für die meisten Praxisgründer ist die Wahl der Ordinationssoftware eine der am „wenigsten beachteten Grundsatzentscheidungen,“ sagt Wolfgang Gruber. Der Oberösterreicher verfügt über jahrelange Erfahrung als spezialisierter IT-Dienstleister und entscheidet heute als Manager mehrerer Primärversorgungszentren (PVZ) über die Installation großer Ordinationssysteme: „Die Lernkurve des Teams muss in der Bedienung steil nach oben zeigen. Die wenigsten Ordinationen verfügen über die Zeit, sich in ein neues Programm einzuarbeiten.“ Dies sei auch der Grund, warum niedergelassene Praxen häufig mit überalterter Software arbeiten: „Der Umstellungsaufwand macht den meisten Ordinationen Angst.“

Für Facharzt Dietmar Bayer sollte Software „ein Hilfsmittel und kein Angstfaktor“ sein. Aber es lohne sich, dem Thema genügend Augenmerk, Zeit und Geld zu widmen: „Es gibt kaum Investitionen in einer Ordination, die sich so schnell amortisieren wie im IT-Bereich.“

WORAUF ES ANKOMMT

IT SecurityDer Markt für Ordinationssoftware wird von einer Handvoll mittelgroßer und einer Vielzahl an kleinen IT-Häusern beherrscht. Sie alle haben mehr oder weniger ihre Stärken und besetzen diverse Nischen. Wichtig für Ordinationen mit Kassenvertrag: Der Arzt darf für die EDV-Rechnungslegung bei den Sozialversicherungsträgern nur EDV-Systeme verwenden, die vom Hauptverband zertifiziert wurden. Dazu liegen bei den Ärztekammern und bei der Sozialversicherung (ibit.ly/Trw2) Listen der infrage kommenden Anbieter auf. Weitere Produktvergleiche sind aufgrund der verschiedenen Fach- und Einsatzgebiete sinnlos. Aber einige Prinzipien gelten für jede Fachrichtung:

  • Intuitive Bedienung: Das Team und die Praxisleitung müssen das Programm einfach benützen können. Befehlskürzel, so genannte Shortcuts, können dabei für alle Programmteile definiert werden. Die Ordinations-IT muss von der Stunde Null an funktionieren.
  • Modularer Aufbau: Ein Ordinationsmanagement-Programm besteht aus einer Basisversion und zusätzlichen Leistungsmodulen. In der Basisversion sollten Patientenkartei zur umfassenden Patientenverwaltung- und Leistungsdokumentation, Warteliste, Verwaltung der Honorare (inkl. Mahnwesen und Registerkasse) und die wesentlichen Office-Funktionen für Textverarbeitung zur Verfügung stehen. Kassenarzt und früherer Wahlarzt Dietmar Bayer empfiehlt dringend, auch bei ersten, noch umsatzschwachen Startphasen nicht auf ein Modul zu verzichten, die sämtliche in Österreich erhältlichen Medikamente auflistet. Der Erstattungskodex EKO als Grundlage für Verordnungen auf Kassenrezept greift dabei oft zu kurz. Nicht vergessen werden soll bei der Basisentscheidung die Forderung nach Mehrplatzfähigkeit und ein Sicherheitskonzept, das bei Ausfall der IT aktiviert werden kann.
  • Geschwindigkeit: Die Software muss über eine bestimmte Mindestperformance in puncto Geschwindigkeit verfügen. Bei einem Patientenstand von 100 sind alle schnell. Bei einem Karteiumfang von 5.000 oder 10.000 Patienten zeigen sich dann die Unterschiede. Das Tempo wird zu gleichen Teilen von der Hard- und von der Software bestimmt. PVZ-Manager Gruber erzählt von Aufrufzeiten von bis zu 30 Sekunden pro Patientenkartei, weil die „Software nicht optimal programmiert war“. Nach einigen Umstellungen konnte die Ladezeit auf fünf Sekunden pro Aufruf gesenkt werden.
  • Hardware-Anschaffung: Expertinnen und Experten empfehlen, die Hardware über das Software-Haus zu beziehen – mit gleicher Begründung: Dies sei zwar etwas teurer als der PC-Einkauf über den Publikumsmarkt, aber dafür gebe es keine Ausreden bei Problemen. Der Softwarepartner ist bei allen Eventualitäten (siehe Schnelligkeit) immer Ansprechpartner.
  • Service und Wartung sicherstellen: Die Softwarepartner müssen über ausreichend Service-Ressourcen verfügen, um bei Anfragen und Notfällen umgehend reagieren zu können. Für Dietmar Bayer war die schwache Hotline-Leistung einer sonst zufriedenstellenden und stabilen Software Grund genug, sich einen anderen IT-Partner zu suchen. Gleiches gilt für die Wartung der Software: Regelmäßige Updates, die online eingespielt werden (Remote-Schnittstelle) machen die Software sicher und passen sie neuen Anforderungen an.
  • Aktuelles Betriebssystem: Das Betriebssystem muss von Anbieter aus Sicherheitsgründen mit Updates versehen sein. Windows XP ist damit definitiv aus der Zeit gefallen. Und selbst auf die Gefahr hin, von der Apple-Gemeinde mit einem Shitstorm versehen zu werden: Windows-Betriebssysteme harmonieren derzeit in aller Regel mit der Ärztesoftware besser als Apple-Systeme. Meist wird die Software für den Apple-Betrieb nur emuliert. Dies kostet Geschwindigkeit.
  • Mobil durch die Cloud: Vorgaben der Ärztekammer stufen die Verwendung einer Cloud für die Ärztesoftware als nicht sicher ein. Die Cloud hat aber den Vorteil, dass die Daten überall und von jedem Gerät genutzt werden können, solang die richtigen Einwahl-Parameter eingegeben werden. In der Praxis gelten die globalen Cloud-Anbieter wie Microsoft OneDrive, Apple iCloud oder AmazonCloud als No-Gos. Cloud-Speicher auf in Österreich stehenden und österreichischem Datenrecht unterliegenden Servern gelten hingegen mittlerweile als akzeptiert.

Eine Frage des Formats

Die Ärztesoftware muss mit anderen Programmen kommunizieren können (Schnittstellen) und muss dafür auch geeignete Datenformate aufweisen (siehe Kasten). Am Ende stehen unzählige Features und Eigenschaften, die zu den Anforderungen der eigenen Ordination passen. Letztendlich gibt es zwei erprobte Vorgangsweisen, die richtige Software auszuwählen. Die Recherche bei Kolleginnen und Kollegen sowie ein längeres Telefonat mit den IT-Experten der jeweiligen Landeskammer. Lehrordinationen und Urlaubsvertretungen erlauben einen ersten Einblick. Genaue Fragen und längeres Ausprobieren in befreundeten Praxen sind definitiv den Zeitaufwand wert. Und letztendlich kommen Präsentationen der Anbieter, die helfen sollen, Qualität der Software sowie die Manpower des Unternehmens einzuschätzen. Der Preis sollte dabei ein Kriterium sein. Aber bedenken Sie: Ein Vormittag Stillstand kostet die Ordination mehr als der eine oder andere Hunderter im Lizenz- und Wartungsvertrag.

Autor: Josef Ruhaltinger

Letzte Aktualisierung: 11.08.2021