Die Anschaffung der Software für den Betrieb der eigenen Ordination ist einer der wichtigsten Entscheidungen überhaupt. Finden Sie hier Empfehlungen, worauf es bei der Installation der Praxis-IT ankommt.
 

Abbildung 1: © Springer Wien

Der Markt für Ordinationssoftware wird von einer Handvoll mittelgroßer und einer Vielzahl an kleinen IT-Häusern beherrscht. Sie alle haben mehr oder weniger ihre Stärken und besetzen diverse Nischen. Wichtig für Ordinationen mit Kassenvertrag: Der Arzt darf für die EDV-Rechnungslegung bei den Sozialversicherungsträgern nur EDV-Systeme verwenden, die vom Hauptverband zertifiziert wurden. Dazu liegen bei den Ärztekammern und bei der Sozialversicherung (ibit.ly/Trw2) Listen der infrage kommenden Anbieter auf. Weitere Produktvergleiche sind aufgrund der verschiedenen Fach- und Einsatzgebiete sinnlos. Aber einige Prinzipien gelten für jede Fachrichtung:

• Intuitive Bedienung: Das Team und die Praxisleitung müssen das Programm einfach benützen können. Befehlskürzel, so genannte Shortcuts, können dabei für alle Programmteile definiert werden. Die Ordinations-IT muss von der Stunde Null an funktionieren.
• Modularer Aufbau: Ein Ordinationsmanagement-Programm besteht aus einer Basisversion und zusätzlichen Leistungsmodulen. In der Basisversion sollten Patientenkartei zur umfassenden Patientenverwaltung- und Leistungsdokumentation, Warteliste, Verwaltung der Honorare (inkl. Mahnwesen und Registerkasse) und die wesentlichen Office-Funktionen für Textverarbeitung zur Verfügung stehen. Kassenarzt und früherer Wahlarzt Dietmar Bayer empfiehlt dringend, auch bei ersten, noch umsatzschwachen Startphasen nicht auf ein Modul zu verzichten, die sämtliche in Österreich erhältlichen Medikamente auflistet. Der Erstattungskodex EKO als Grundlage für Verordnungen auf Kassenrezept greift dabei oft zu kurz. Nicht vergessen werden soll bei der Basisentscheidung die Forderung nach Mehrplatzfähigkeit und ein Sicherheitskonzept, das bei Ausfall der IT aktiviert werden kann.
• Geschwindigkeit: Die Software muss über eine bestimmte Mindestperformance in puncto Geschwindigkeit verfügen. Bei einem Patientenstand von 100 sind alle schnell. Bei einem Karteiumfang von 5.000 oder 10.000 Patienten zeigen sich dann die Unterschiede. Das Tempo wird zu gleichen Teilen von der Hard- und von der Software bestimmt. PVZ-Manager Gruber erzählt von Aufrufzeiten von bis zu 30 Sekunden pro Patientenkartei, weil die „Software nicht optimal programmiert war“. Nach einigen Umstellungen konnte die Ladezeit auf fünf Sekunden pro Aufruf gesenkt werden.
• Hardware-Anschaffung: Expertinnen und Experten empfehlen, die Hardware über das Software-Haus zu beziehen – mit gleicher Begründung: Dies sei zwar etwas teurer als der PC-Einkauf über den Publikumsmarkt, aber dafür gebe es keine Ausreden bei Problemen. Der Softwarepartner ist bei allen Eventualitäten (siehe Schnelligkeit) immer Ansprechpartner.
• Service und Wartung sicherstellen: Die Softwarepartner müssen über ausreichend Service-Ressourcen verfügen, um bei Anfragen und Notfällen umgehend reagieren zu können. Für Dietmar Bayer war die schwache Hotline-Leistung einer sonst zufriedenstellenden und stabilen Software Grund genug, sich einen anderen IT-Partner zu suchen. Gleiches gilt für die Wartung der Software: Regelmäßige Updates, die online eingespielt werden (Remote-Schnittstelle) machen die Software sicher und passen sie neuen Anforderungen an.
• Aktuelles Betriebssystem: Das Betriebssystem muss von Anbieter aus Sicherheitsgründen mit Updates versehen sein. Windows XP ist damit definitiv aus der Zeit gefallen. Und selbst auf die Gefahr hin, von der Apple-Gemeinde mit einem Shitstorm versehen zu werden: Windows-Betriebssysteme harmonieren derzeit in aller Regel mit der Ärztesoftware besser als Apple-Systeme. Meist wird die Software für den Apple-Betrieb nur emuliert. Dies kostet Geschwindigkeit.
• Mobil durch die Cloud: Vorgaben der Ärztekammer stufen die Verwendung einer Cloud für die Ärztesoftware als nicht sicher ein. Die Cloud hat aber den Vorteil, dass die Daten überall und von jedem Gerät genutzt werden können, solang die richtigen Einwahl-Parameter eingegeben werden. In der Praxis gelten die globalen Cloud-Anbieter wie Microsoft OneDrive, Apple iCloud oder AmazonCloud als No-Gos. Cloud-Speicher auf in Österreich stehenden und österreichischem Datenrecht unterliegenden Servern gelten hingegen mittlerweile als akzeptiert.

Die Ärztesoftware muss mit anderen Programmen kommunizieren können (Schnittstellen) und muss dafür auch geeignete Datenformate aufweisen (siehe Kasten). Am Ende stehen unzählige Features und Eigenschaften, die zu den Anforderungen der eigenen Ordination passen. Letztendlich gibt es zwei erprobte Vorgangsweisen, die richtige Software auszuwählen. Die Recherche bei Kolleginnen und Kollegen sowie ein längeres Telefonat mit den IT-Experten der jeweiligen Landeskammer. Lehrordinationen und Urlaubsvertretungen erlauben einen ersten Einblick. Genaue Fragen und längeres Ausprobieren in befreundeten Praxen sind definitiv den Zeitaufwand wert. Und letztendlich kommen Präsentationen der Anbieter, die helfen sollen, Qualität der Software sowie die Manpower des Unternehmens einzuschätzen. Der Preis sollte dabei ein Kriterium sein. Aber bedenken Sie: Ein Vormittag Stillstand kostet die Ordination mehr als der eine oder andere Hunderter im Lizenz- und Wartungsvertrag.

Autor: Josef Ruhaltinger

Letzte Aktualisierung: 11.08.2021